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O papel do contador é fundamental para uma empresa, mas para que ele faça um bom trabalho, o cliente precisa cumprir com seu papel, que inclui enviar à contabilidade os documentos contábeis referentes ao negócio.
Visto isso, é necessário manter todos os documentos contábeis organizados e em dia, já que neles estão informações importantes que podem afetar a escrituração contábil da empresa.
Dentre outros documentos, é importante ter em ordem notas fiscais, extratos de pagamentos, documentos de recolhimento de tributos e documentos trabalhistas para enviá-los mensalmente ao contador responsável.
Vale lembrar que, a partir desses documentos, o profissional de contabilidade vai confeccionar a folha de pagamento, além de calcular os impostos pertinentes, garantir o cumprimento de todas as obrigações acessórias e elaborar livros contábeis.
Quais são os documentos trabalhistas que o contador precisa?
O serviço de contabilidade inclui o departamento de pessoa, que tem a finalidade de fazer a gestão das questões referentes aos funcionários da empresa.
Assim, para garantir uma boa relação entre empregador e funcionários é preciso organizar os documentos referentes a este vínculo.
Uma das principais atividades do departamento de pessoal é a elaboração da folha de paramento. Para isso, é importante enviar os seguintes documentos?
- Dados para lançamento na folha de pagamento, como acréscimos ou descontos;
- Horas extras;
- Faltas;
- Atestados médicos;
- Documentos de autônomo, caso haja.
Ainda, é necessário enviar os documentos que são assinados pelos funcionários, como:
- Pró-labore;
- Salários;
- Vale-transporte;
- Vale-refeição;
- Férias;
- Comprovantes de recolhimentos, como o INSS, FGTS e IRRF.
Não se esqueça dos documentos referentes à contratação e os documento pessoais do empregado.
E os documentos fiscais?
Para que a empresa esteja em dia com o fisco, é necessário enviar a documentação responsável por registrar as transações de compra e venda de produtos ou serviços, que pode ser entre empresas, ou de empresa para pessoa física. Esses são os principais documentos fiscais:
- Arquivos eletrônicos, como arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais;
- Comprovantes de pagamento de impostos, como ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRPJ e DAS.
É primordial o encaminhamento da documentação de forma correta e sem atraso para não correr o risco de cair na sonegação fiscal.
Outros documentos importantes para a contabilidade
Há outros documentos igualmente importantes que devem ser encaminhados para a contabilidade, pois são necessários para o cumprimento das obrigações da empresa diante do fisco. Por exemplo:
- Extratos bancários;
- Extratos de cartão de crédito;
- Extratos de aplicações financeiras;
- Recibos de pagamento de água, luz, aluguel, condomínio, IPTU, internet e telefone.
- Contratos de serviços como seguros, financiamentos, leasing e locação.
- Comprovantes de despesas diversas que não possuem notas fiscais;
- Boletos;
- Outros comprovantes de pagamentos que não constam nos extratos bancários;
- Comprovantes de aquisição de bens.
De qualquer forma, não deixe de conferir com a sua contabilidade quais são os documentos que você deve enviar, pois cada negócio tem suas particularidades. Aqui demonstramos os documentos de forma geral.
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