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A validade jurídica de documento digitalizado, comumente chamado de “scaneado”, é um assunto muito relevante, especialmente para empresários que lidam com todo tipo de documento. Diversos questionamentos já foram levantados sobre o tema e a discussão está em constante evolução.
Muitas pessoas têm dúvidas se um documento digitalizado tem a mesma validade jurídica de um original em papel. Neste post, vamos explicar o que é preciso para que um documento digital tenha a mesma força legal de um documento físico.
Início a validação jurídica para documento digitalizado
O Brasil segue as tendências globais de digitalização de documentos e criou a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), em 2001. A ICP-Brasil é uma autoridade certificadora que emite certificados digitais para a identificação de pessoas físicas e jurídicas em meio eletrônico, ou seja, na internet.
A criação dessa infraestrutura, tornou documentos e operações realizadas em ambientes virtuais ainda mais válidos.
O uso de certificados e assinaturas digitais para a identificação do usuário é fundamental para que a validação de documentos digitais seja possível. Isso garante que o processo seja regular e confiável.
Medida provisória 2.200/2001
A Medida Provisória 2.200/2001, estabeleceu uma série de diretrizes para a gestão de documentos eletrônicos. Desde então, o assunto vem sendo tratado com mais clareza pelas autoridades competentes. Essa Medida Provisória dá respaldo jurídico ao documento digitalizado.
A validade jurídica de um documento digital não é a mesma que um documento impresso que foi escaneado, assinado manualmente e/ou autenticado em cartório. Ou seja, o documento digitalizado e assinado eletronicamente não tem valor jurídico.
Os documentos digitais possuem validade jurídica, desde que sejam criados em ambientes digitais e assinados com um certificado digital regulamentado pelo ICP (Instituto de Certificação Profissional). Este certificado garante a autenticidade e irrefutabilidade do documento, atribuindo-lhe a mesma validade jurídica de um documento físico.
Aumento do uso de documentos digitais
Com o aumento do uso de documentos digitais, houve a necessidade de uma regulamentação para esse novo tipo de documentação. Um passo importante nesse processo foi o Decreto N° 10.278, de 18 de março de 2020.
Este decreto apresenta as condições necessárias para que um documento digital seja considerado válido juridicamente, ou seja, que tenha a mesma força legal de um documento físico.
O decreto determina que, após ser digitalizado (seguindo as diretrizes específicas), o documento original pode ser descartado, a menos que seja considerado histórico.
Assinatura digital no documento
A assinatura digital é uma das condições para que um documento seja considerado válido legalmente. Ela funciona como uma espécie de carimbo eletrônico, que comprova a autoria do documento.
A assinatura digital tem a mesma função de uma assinatura normal, que é validar o documento. A diferença é que a garantia digital identifica e certifica quem é o emissor do documento, com isso evitando fraudes.
Cuidados na utilização da assinatura digital
- Evitar compartilhamento
O processo de autenticação deixa de ser seguro quando mais de uma pessoa tem acesso à mesma máquina onde a chave criptográfica que é usada para assinar digitalmente um documento está armazenada.
É recomendado que a chave seja utilizada somente em um computador pessoal, não permitindo o acesso de mais pessoas.
Se uma pessoa não confiável tiver acesso à sua máquina, ela poderá facilmente copiar e salvar a sua chave em um pen drive para usar depois.
- Escolha senha forte
Para confirmar a validade jurídica de um documento digital, é necessário o uso de login e senha. Sendo assim, essas informações precisam ser mantidas em sigilo para garantir a segurança do documento.
Para ter sua senha segura, é importante que ela não seja fácil de ser adivinhada. Isso significa que as senhas dos bancos, aplicativos e qualquer outro tipo de login online devem ser fortes o bastante para não poderem ser facilmente deduzidas.
Leia: 10 dicas para escolher senhas fortes
- Investimento prioritário na segurança digital
Mantenha sua criptografia atualizada para evitar problemas de segurança nos computadores da sua empresa. Proteja os documentos digitais e invista em uma boa gestão de dados.
Sistemas de empresas são frequentemente invadidos por hackers que roubam dados e causam muitos prejuízos. Assim, os dados da sua empresa são muito importantes e precisam estar devidamente protegidos. Por isso, investir na área de segurança digital é tão importante.
Para que um documento digitalizado seja considerado válido sob a lei, é necessário que sua empresa possua um certificado digital registrado na ICP-Brasil.
Conclusão
A assinatura digital é uma forma segura de validar documentos e proteger as informações da sua empresa. Ela identifica cada emissor de determinado documento, garantindo maior segurança e confiabilidade.
Para que sua empresa não seja alvo de ataques cibernéticos, tome cuidado com quem compartilha o computador onde está armazenada a chave criptografada (que contém sua assinatura digital). Limite o acesso à essa informação e fique atento a qualquer movimento suspeito.
Não esqueça, escolher uma senha forte é muito importante!
Por fim, é de suma importância que você invista em segurança digital. Os ataques cibernéticos estão cada vez mais comuns e, para que não haja vazamento de dados importantes da sua empresa, a segurança digital é fundamental.
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