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A cada ano que passa, a contabilidade vem sofrendo grandes mudanças que estão impactando nos atendimentos, a contabilidade online é apenas o começo dessa jornada de inovações neste segmento, que visa desburocratizar o acesso à serviços contábeis, para que mais pessoas possam ter acesso.
Quando surgiu a contabilidade online?
Este conceito de contabilidade surgiu desde 2012, é um modelo recente, porém válido de prestação de serviços contábeis, os procedimentos são devidamente realizados através de uma plataforma virtual, onde o contratante consegue receber apoio de uma equipe de profissionais para esclarecer suas dúvidas.
Neste ambiente online, os serviços oferecidos poderão ser os seguintes abaixo:
- emissão de notas fiscais;
- emissão e pagamento de guia de impostos;
- envio de declarações;
- cálculo de pró-labore.
Na contabilidade online, após a contratação dos serviços é possível obter o acesso ao sistema para poder emitir notas fiscais, em alguns casos é permitido a integração com outros sistemas como a Sefaz e a Receita Federal, por exemplo.
Para a contratação desse tipo de serviço, as contabilidades costumam oferecer um pacote com os principais serviços, que poderão ser do mais básico até o avançado, onde o custo/benefício torna-se mais acessível principalmente aos microempreendedores.
Quais as principais diferenças entre contabilidade online e tradicional?
Existem diferenças claras com relação à contabilidade tradicional e a contabilidade online, abaixo, listamos as diferenças mais comuns e conhecidas em todo o segmento:
Atendimento
Na contabilidade via internet, o relacionamento costuma ser menos pessoal e mais próximo, os canais de atendimento também são mais flexibilizados, onde as pendências poderão ser solucionadas por chat, videoconferência, e-mail ou telefone.
Cumprimento dos prazos
Com a ajuda de um sistema online, há um calendário inteligente que permite um maior controle dos prazos, o que na contabilidade tradicional torna-se mais difícil de controlar, com o auxílio de um sistema os erros humanos diminuem garantindo uma maior eficiência na entrega dos serviços.
Independência e acesso às informações
O empresário possui uma maior independência com relação ao acesso às informações, já que para acessá-las basta colocar usuário e senha com acesso à internet. É possível acompanhar de perto as atividades que estão sendo realizadas, mantendo o sucesso na gestão contábil.
Custo/benefício acessível
O meio digital proporciona custos mais acessíveis, principalmente para micro e médias empresas, a estrutura é mais enxuta e os serviços acabam tendo preços mais baratos. O mesmo não ocorre com a contabilidade tradicional, que tem muitos custos e encargos com funcionários, estabelecimento etc.
Se desejar, faça um comparativo entre a contabilidade tradicional e uma contabilidade que funcione online, compare serviço por serviço e você perceberá a diferença no final do mês.
Quais as tendências para a contabilidade tradicional?
A contabilidade consultiva é uma das tendências mais relevantes para o atendimento contábil, trata-se de uma evolução da contabilidade tradicional, onde será deixado de lado todos os processos burocráticos e o contador estará mais próximo do empresário, sendo um aliado estratégico ao seu negócio.
Ambos começam a interagir juntos, fazendo uma ampla análise de dados, também serão discutidos em parceria as estratégias e os impactos antes de tomar qualquer decisão. A contabilidade exercida dessa forma, será mais efetiva e sustentável para qualquer empresa.
O trabalho do contador será refletido diretamente nas decisões das empresas, os números e dados contábeis se transformarão em fontes de informação devidamente relevantes, o contador também terá espaço para realizar discussões de análises estratégicas.
As informações contábeis poderão trazer inúmeros benefícios para uma empresa, além manter em dia a saúde financeira da organização, evitando possíveis prejuízos. Com a contabilidade consultiva, os serviços contábeis poderão agregar valor entre as empresas.
Por isso, a contabilidade que oferecer este tipo de serviço, poderá obter um grande diferencial competitivo entre seus concorrentes, podendo também atrair a atenção de novos clientes e parcerias.
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Cuidados ao escolher uma contabilidade
Na hora de escolher uma contabilidade online, alguns cuidados ajudam a minimizar os prejuízos, mesmo que o ambiente seja online é necessário saber se a equipe possui CRC (Conselho Regional de Contabilidade), para poder assinar documentos que serão encaminhados à Sefaz e a Receita Federal.
Abaixo, listamos mais alguns cuidados que você deve ter na hora de contratar um serviço como este, confira:
Preços dos serviços
Este modelo de contabilidade apresenta preços mais baratos aos empreendedores, no entanto é sempre importante desconfiar de preços muito abaixo da tabela, é necessário fazer um comparativo entre os serviços:
- Emissão de nota fiscal
- Cálculo de impostos;
- Emissão de guias de pagamentos/boletos;
- Folhas de pagamento;
- Relatórios e demonstrativos contábeis.
Dessa forma, é possível evitar golpes, pois na internet encontramos golpistas de todos os níveis e segmentos.
Segurança da informação
Por ser um ambiente totalmente online, este modelo de contabilidade deve ter cuidado com a LGPD e utilizar sistema de certificado digital e criptografia para proteger as informações dos clientes. O sistema de segurança da informação que a empresa adota deve ser baseado em confidencialidade, disponibilidade e integralidade.
Acesso às informações
A contabilidade online deve proporcionar transparência às informações financeiras das empresas, facilitando com isso, a consulta para a tomada de decisão por parte dos gestores, além disso, no contrato deve estar especificado se as informações estão 100% armazenadas na nuvem.
Canais de atendimento
Um ambiente online que transmita segurança deve ter diversos canais para agilizar o atendimento, sendo que os mais comuns são chat, videoconferência, e-mail e telefone, em alguns casos em que há sistemas integrados algumas empresas poderão disponibilizar uma equipe de suporte técnico para orientar seus clientes.
Certifique-se ainda se a empresa que tem interesse em contratar possui muita reclamação, consulte informações em sites como o Reclame Aqui e o Procon, peça opiniões de clientes para saber se a empresa demora muito para responder, se possui organização, se tem cuidado com informações sigilosas etc.
Lembre-se que as informações de sua empresa são o ativo mais precioso, por isso, é necessário investir em segurança da informação e de conscientização entre funcionários, crie políticas de controle de informações com o departamento de TI de sua empresa.
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