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Se você tem um negócio ou está iniciando um, com certeza encontrará a necessidade de fazer certificado digital. Porque esse é um dos passos que um empreendedor precisa dar para iniciar um novo negócio.
Esse artigo vai te mostrar como fazer um certificado digital para sua empresa. Você conhecerá também a importância e os tipos disponíveis. Leia até o final!
O que é um certificado digital e para que serve?
Um certificado digital é um documento eletrônico que permite que uma pessoa física ou jurídica se identifique na Internet e assine digitalmente o documento. É a identidade digital de uma empresa.
Os documentos assinados com certificados digitais são legalmente válidos em instituições públicas, prefeituras e poder judiciário. Dito isso, assinar documentos dessa maneira é tão seguro quanto assiná-los pessoalmente — e as empresas são protegidas da mesma forma.
A principal vantagem de obter um certificado digital é que ele permite emitir documentos oficiais, assinar documentos e obrigações ao governo, eliminando toda a burocracia e reconhecimento de firma. Ou seja, os certificados digitais reduzem a burocracia.
Além de assinar documentos, os certificados digitais podem:
- Emitir as Notas Fiscais eletrônicas da sua empresa;
- Enviar as declarações e obrigações acessórias aos órgãos públicos;
- Realizar de transações bancárias quando permitido;
- Participar em leilões eletrônicos;
- Acessar ambientes restritos digitais da RFB;
- Enviar declarações de Imposto de Renda para RFB.
Como fazer um certificado digital: saiba o que é uma autoridade de certificação
Antes de saber como obter um certificado digital, é necessário saber o que é uma autoridade certificadora (AC) e como escolher uma.
Como o nome sugere, uma autoridade de certificação é a entidade responsável pela emissão de certificados. Além disso, ela pode atualizar, revogar e gerenciar arquivos para candidatos e outras ACs sob seu comando.
Cadeia de certificação digital no Brasil
No Brasil, a cadeia é supervisionada pelo Conselho Gestor do ICP-Brasil e pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), considerado AC-Raiz, que impõe as regras que todas as ACs devem seguir. Essas, por sua vez, reconhecem as Autoridades de Registro (ARs).
O que considerar ao escolher uma autoridade de certificação?
Para manter suas transações seguras, você precisa escolher uma autoridade de certificação confiável. Para isso, certifique-se de que seja aprovado pela ICP-Brasil.
Saiba como fazer um Certificado Digital
Solicitar um certificado digital é mais fácil do que parece. Após selecionar uma autoridade de certificação, você deve solicitar o certificado. O processo é rápido e fácil – basta visitar o site da AC de sua escolha.
Depois de se inscrever, você deve pagar a taxa e enviar a documentação
O valor da taxa varia de acordo com o tipo e a duração do certificado digital solicitado. Tanto o recebimento quanto o pagamento das taxas podem ser feitos digitalmente.
É necessário, ainda, enviar os documentos digitalizados, caso essa tenha sido sua opção.
Agendamento para emissão do certificado
O próximo passo é agendar o atendimento presencial ou digital na AR mais conveniente. O agendamento deve ser feito com o agente da AR escolhida. Tudo muito prático!
Comparecer na AR ou atender o agendamento digital
Compareça à AR selecionada no horário agendado ou atender a chamado por videoconferência. Será solicitado alguns passos previamente esclarecidos pelo agente.
Após a verificação dos documentos e a confirmação da identidade do requerente, é emitido um certificado digital. O processo é rápido!
Pronto pode começar a usar
Após a verificação, seu certificado digital será entregue na mesma hora, seja ele um certificado físico ou um certificado digital.
Tipos de Certificado Digital para a sua empresa
O certificado digital de uma empresa vem em dois formatos:
- A1: é um software que pode ser instalado no computador e tem validade de um ano;
- A3: dispositivo físico para assinatura digital, com validade de três anos. O dispositivo pode ser um token ou cartão inteligente.
Além do formato, os certificados variam de acordo com sua finalidade. Estes são os principais tipos:
- e-CNPJ: é a versão digital do CNPJ utilizada para identificar empresas, emitir documentos (incluindo notas fiscais) e acessar sistemas públicos em ambiente digital;
- NF-e: é um certificado emitido exclusivamente para emissão de nota fiscal eletrônica;
- e-MEI: permite ao MEI a emissão de nota fiscal e cadastro de funcionários.
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Qual a importância do certificado digitai para uma empresa
Agora que você já sabe como fazer um certificado digital, é hora de entender melhor a importância desse documento para sua empresa. Em primeiro lugar, deve-se dizer que é obrigatório em alguns casos.
Todas as empresas que operam no regime de Lucro Presumido e Real são obrigadas a possuir certificados digitais. Para o regime do Simples Nacional, este documento é obrigatório apenas em algumas cidades.
Além disso, toda empresa com funcionários deve ter um certificado digital para funcionar dentro da lei. Isso porque este documento é necessário para cumprir as obrigações trabalhistas e previdenciárias no eSocial.
Também há benefícios na emissão de documentos para empresas que não exigem certificados digitais. Principalmente segurança, pois o documento elimina o risco de fraude na transação.
Além disso, você economiza tempo e dinheiro gastos na impressão de documentos, reconhecimento de formas e outros procedimentos burocráticos. Os certificados digitais também trazem agilidade e praticidade na assinatura e emissão de documentos, e ainda permitem a automação de determinadas tarefas.
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