Sua Empresa Está Inativa? Conheça as Obrigações Contábeis a Cumprir

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A inatividade de uma empresa não significa que as obrigações contábeis sejam eliminadas. Mesmo inativas, as empresas devem cumprir uma série de exigências legais, fiscais e tributárias. Neste artigo, apresentamos uma visão completa e detalhada das obrigações que você precisa estar atento e como lidar com elas corretamente.

O Conceito de Empresa Inativa

Antes de entrarmos nas obrigações contábeis, é fundamental entender o conceito de empresa inativa. De acordo com a legislação vigente, uma empresa é considerada inativa quando:

• Não realiza qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário.

Obrigações Contábeis das Empresas Inativas

Agora que entendemos o conceito de inatividade, podemos abordar as obrigações contábeis das empresas inativas. Mesmo sem atividade, essas empresas são obrigadas a cumprir com diversas obrigações acessórias e declarações fiscais.

Registro de Livros Fiscais

Ainda que a empresa esteja inativa, ela deve cumprir com a obrigação de registro de livros fiscais. Isto inclui a escrituração do Livro de Registro de Inventário e do Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR).

Cumprimento de Obrigações Acessórias

As empresas inativas devem cumprir com diversas obrigações acessórias. Algumas das principais são:

GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social): Caso não haja recolhimento ao FGTS nem informações à Previdência Social, o empregador ou contribuinte deve enviar pelo Conectividade Social um arquivo SEFIPCR.SFP indicando ausência de fato gerador (sem movimento). Essa opção pode ser selecionada na tela de abertura do movimento, escolhendo o código 115.

Esse arquivo deve ser enviado somente para a primeira competência em que não houve informações, dispensando a transmissão para as competências seguintes até que ocorram fatos que gerem o recolhimento ao FGTS e/ou a obrigação de contribuir com a Previdência Social.

RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): Deve ser entregue anualmente, mesmo que a empresa não tenha funcionários. Atualmente somente empresas do grupo 4 estão obrigadas.

DCTF: As empresas inativas também devem realizar a entrega da DCTF. Quando uma empresa não registra movimentação durante todo o ano calendário, é necessário apresentar apenas a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) referente à competência de janeiro ou ao mês em que a empresa se tornou inativa. Se a empresa permanecer inativa durante todo o ano calendário, não será mais necessário apresentar a DCTF.

DCTF Web: A partir de janeiro de 2023, a Instrução Normativa RFB n.º 2.094 alterou a forma de envio das obrigações contábeis para empresas sem atividade, conforme detalhado no Capítulo I - Item 12 do Manual de Orientação do e-Social. Com a nova regra, as empresas sem movimento precisam transmitir a declaração sem movimento apenas uma vez, não sendo necessário informar a situação novamente até que uma declaração com tributos seja entregue.

SPED ICMS: O arquivo da SPED ICMS deve ser enviado dentro dos prazos legais, mesmo com a empresa inativa.

Obrigações municipais: Mesmo quando estão inativas, as empresas precisam cumprir as obrigações acessórias exigidas pelos municípios.

Regularização da Situação Fiscal

Caso a empresa deseje retomar suas atividades, é fundamental regularizar a situação fiscal e contábil. Para isso, é necessário verificar se todas as obrigações mencionadas foram cumpridas e, se necessário, providenciar a entrega de declarações atrasadas e o pagamento de eventuais multas.

Dicas para Evitar Problemas com Empresas Inativas

Para evitar problemas fiscais e contábeis com empresas inativas, siga as dicas abaixo:

1. Mantenha a contabilidade em dia: mesmo inativa, a empresa deve manter sua contabilidade atualizada, com todos os livros contábeis e fiscais em ordem.
2. Entregue as declarações obrigatórias: não se esqueça de entregar todas as declarações exigidas pela legislação, mesmo que a empresa esteja inativa.
3. Consulte um contador: um contador profissional pode ajudá-lo a manter sua empresa inativa em conformidade com todas as obrigações legais e tributárias.
4. Fique atento às mudanças na legislação: as leis fiscais e tributárias estão sempre mudando, e é importante estar atualizado para evitar surpresas desagradáveis.

Leia: PL 555/23 propõe mudanças em relação a multas tributárias acessórias

Conclusão

Manter uma empresa inativa em conformidade com todas as obrigações contábeis, fiscais e tributárias é fundamental para evitar problemas futuros, como multas e penalidades. Mesmo sem atividade, é necessário cumprir com diversas obrigações, como a entrega de declarações e a escrituração contábil.

Se você possui uma empresa inativa, não subestime a importância de manter a contabilidade em dia e contar com a ajuda de um profissional capacitado para garantir a conformidade legal e tributária.