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Os documentos de uma empresa requerem registro, organização e direcionamento para os departamentos certos como forma de garantir um processo gestor de qualidade e menos burocrático possível.
De todo modo, uma empresa precisa ter à disposição todos os documentos legais, principalmente, para a apresentação perante a fiscalização e formalização de processos contábeis e jurídicos.
Basicamente, além dos documentos oriundos da prática organizacional e operacional, as empresas precisam ter organizados documentos como o alvará de funcionamento, termos de inscrição estadual e municipal, cartão CNPJ, certificado digital e o contrato social.
Sabemos que, principalmente no processo de abertura e legalização de uma empresa é bastante viável a inserção de um conjunto de documentos, guias, registros e demais tipos de papéis ligados ao processo organizacional.
Nessa fase, alguns empreendedores podem sentir mais ansiedade para ter todas as papeladas confirmadas e registradas, mas com a conclusão dos processos os trabalhos de organização de dados e de papéis de registros tornam-se constantes na prática empresarial.
A importância dos documentos de uma empresa
Com a consolidação do CNPJ e do registro digital de uma empresa, alguns processos tornaram-se menos burocráticos. Posteriormente, o negócio da empresa em seu processo de registro e de ações contábeis lidará sempre com diferentes tipos de documentos.
Surgindo desse modo, novas demandas que incluem a organização constante de documentos relacionados à gestão financeira, jurídica e contábil da empresa.
A partir desse ponto, é importante manter todos os documentos legais organizados como forma de manter a legalidade da empresa perante o Estado e a fiscalização.
Documentos contábeis X Documentos legais
Na rotina organizacional e gestora de uma empresa, os gestores deverão gerenciar da melhor forma possível todos os documentos contábeis e legais.
Os documentos contábeis, por sua vez, são referentes a todos os tipos de registros que ajudam a compor e a apresentar os dados da contabilidade da empresa.
Considerando ainda uma comparação direta, são referentes a um tipo de arquivo que possui registro dos lançamentos de entrada e saída de recursos financeiros da empresa, pois para cada tipo de prestação de serviço é gerada uma nota fiscal, para os pagamentos a empresa deve guardar o comprovante, além dos contratos referentes a cada tipo de acordo.
E os documentos relativos ao setor jurídico e legal? Neste caso, todos os documentos legais abrangem à papelada relacionada ao cumprimento das leis e normas de atuação da empresa seja em nível federal, estadual, municipal e sindical.
Dessa forma, os documentos legais abrangem o cartão CNPJ, os termos de inscrição estadual e municipal, o documento de alvará de funcionamento, certificado digital, dados do e-social, o contrato social da empresa e outros documentos que atestam sobre a existência jurídica da organização.
A importância do CNPJ
Trata-se de um registro que confere perfil de pessoa jurídica ao empreendedor e sua empresa. E como citado neste artigo temos ainda a necessidade do cartão CNPJ que resume os dados da empresa bem como a cidade onde a empresa está registrada, as atividades ou CNAE, razão social, quadro societário e entre outros dados.
Na prática, o cartão CNPJ pode ser considerado como o CPF da empresa, e é muito exigido para a execução de diferentes ações da empresa como a abertura de uma empresa, a emissão de nota fiscal e contratos registrados.
O alvará
A empresa precisa ter o seu alvará de funcionamento, que refere-se a um documento com a finalidade de autorizar a empresa a exercer determinada atividade em determinado local do município.
Sendo assim, o alvará está entre os documentos de uma empresa que são obrigatórios para garantir o funcionamento legal para permissão de circulação de pessoas no local (funcionário e clientes) e demais tipos de instalações para um estabelecimento industrial, comercial, de serviço e até de associações.
Quando a empresa não possui o alvará de funcionamento ela corre o risco de ser multada e fechada pela fiscalização, incluindo a apreensão de mercadorias e de bens.
Inscrição estadual e municipal
Todas as empresas devem pagar o ICMS (Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), sendo um imposto estadual exigindo cadastro da empresa junto ao Estado onde está localizada.
Envolve também o ISS (Imposto sobre Circulação de Serviços) obrigatório para empresas do setor de prestação de serviços. Sem ter posse dessas informações, a empresa não conseguirá emitir nota fiscal comprometendo a contabilidade geral da empresa.
A importância do e-social
O e-social é fundamental para o cadastramento de dados trabalhistas e previdenciários relativos à empresa. Esse tipo de cadastro apresenta funcionalidade para a fiscalização acompanhar as atividades da empresa para evitar situações de sonegação de impostos.
Trata-se de um importante que possui todos os dados das empresas e funcionários.
Certificado digital
Dentre os documentos citados neste artigo, esse tipo de certificado refere-se a um tipo de assinatura virtual que contém o nome do empreendedor e da empresa.
Permite a redução da burocracia em determinados processos e facilita o cadastro de forma segura com mais agilidade por obtenção de assinatura de diferentes documentos digitais.
Para a empresa obter e ter a posse desse tipo de certificado é praticamente obrigatório, pois todas as empresas precisam gerar emissão de nota fiscal, contendo informações trabalhistas e sociais.
Anteriormente, as empresas achavam que obter esse documento era apenas uma questão de escolha, mas como toda empresa precisa emitir nota fiscal de modo obrigatório por meio do certificado digital.
Conclusão
Portanto, os documentos de uma empresa precisam estar sempre organizados e direcionados para cada setor de forma correta.
Na prática operacional da empresa, os documentos empresariais são referentes também às declarações e registros que uma empresa pode e deve obter para operacionalizar suas atividades conforme a legislação e a fiscalização.
Na prática, os empresários e gestores de cada setor precisam ter pleno conhecimento para direcionamento dos documentos exigidos pela legislação.
Cada documento pode comprovar as atividades da corporação e seu nível de regulação e nível de exercício de função autorizado para a empresa atuar.
Sendo fundamental que os gestores compartilhem dados importantes com seus administradores de confiança e contadores.
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